Od czego zacząć? Od relacji …

Napisaliśmy we wcześniejszych artykułach, że w zarządzaniu ryzykiem najważniejsze są cele organizacji. Bo to do nich powinno się odnosić rozpoznawane i analizowane ryzyko. Ale to nie oznacza, że proces zarządzania ryzykiem musi się rozpocząć od ustalenia celów organizacji. Ba, nawet lepiej, jeżeli nie zaczniemy od celów bo te często bywają … nieuświadomione. Warto podjąć najpierw inne działania, takie które pozwolą również odpowiednio ujawnić i określić cele firmy.

Cały proces zarządzania ryzykiem warto rozpocząć od rozpoznania i (koniecznie!) opisania otoczenia organizacji: środowiska w jakim ona funkcjonuje. Opisanie otoczenia nie oznacza – w tym momencie – zgromadzenia danych finansowych podmiotów z otoczenia czy też danych teleadresowych. Nie, opisanie otoczenia powinno przede wszystkim ukazać relacje organizacji z otoczeniem a ściślej rzecz ujmując dać odpowiedź na trzy podstawowe pytania:

1. Jakie zobowiązania ma nasza organizacja (firma. Instytucja) wobec podmiotów z naszego otoczenia?
2. Jakie zobowiązania mają podmioty z otoczenia wobec naszej organizacji?
3. Jakie produkty i lub usługi związane są z tymi zobowiązaniami?

Proszę popatrzeć na poniższą grafikę. Przedstawia ona mapę otoczenia firmy #X widzianą z perspektywy zaledwie jednej jednostki organizacyjnej – Wydziału #Z wchodzącego w skład Biura #Y. Mapa ta została sporządzona kilka lat temu zatem nie musi być dzisiaj aktualna. Z modelu usunięto informacje pozwalające zidentyfikować podmiot na rzecz którego mapa została sporządzona.

kliknij grafikę żeby powiększyć

Mapa relacji może być przydatnym narzędziem wspierającym poszukiwanie odpowiedzi na kluczowe pytania. Pytania, które pozwalają znaleźć odpowiedzi mające podstawowe znaczenie dla skutecznego zarządzania ryzykiem tj. dla pełnego rozpoznania ryzyka:

1. Jakie są cele organizacji związane z określonymi relacjami (zobowiązaniami)?
2. Czy i na jakie ryzyko (przyczyny, zdarzenia, konsekwencje) narażone jest niewywiązanie się naszej organizacji z określonych zobowiązań wobec podmiotów otoczenia?
3. Czy i na jakie ryzyko narażona jest organizacja z tytułu niewywiązania się ze swoich zobowiązań wobec organizacji przez określone podmioty otoczenia?
4. Gdzie można najefektywniej zarządzać ryzykiem określonych relacji (zobowiązań)?

To czy tak „odkryte” cele są istotne dla organizacji to temat na późniejsze rozważania. To czy ryzyko jest duże czy małe (akceptowalne) również. Podobnie skutki i ich znaczenie dla organizacji. Na razie powinniśmy stworzyć możliwie pełną listę kontrolną, która pozwoli nam w kolejnych krokach zidentyfikować ryzyko oraz przeprowadzić jego analizę i ocenę.

Takiego zestawienia nie trzeba sporządzać w formie graficznej choć ta bywa przydatna dla celów prezentacji i analizy. Wystarczy tabela w edytorze tekstów lub arkuszu kalkulacyjnym. Proszę popatrzeć na fragment tabeli związany z powyższą grafiką:

Mamy tu podmiot, względem którego organizacja ma jedno zobowiązanie: złożenie wniosku o wydanie „Pozwolenia wodno-prawnego”. Taki zapis ma charakter „listy kontrolnej” stanowiącej podstawę do późniejszego zastanowienia się, czy i co może być przyczyną niezłożenia przez organizację stosownego wniosku a także jakie mogą być skutki niezłożenia lub opóźnienia złożenia takiego wniosku. A stąd już blisko do zastanowienia się, czy i jak można ograniczyć możliwość wystąpienia takiej sytuacji.

I z drugiej strony, co się stanie, jeżeli Zarząd Gospodarki Wodnej nie wyda w terminie stosownego Pozwolenia? Albo jakie mogą być konsekwencje, jeżeli wyda z opóźnieniem?  Albo odmówi wydania? Czy możemy w jakiś sposób zapobiec niekorzystnemu zdarzeniu?

Pierwsza grafika przedstawia relację jednostki organizacyjnej z otoczeniem zewnętrznym. Równie ważna jest świadomość relacji wewnętrznych tj., powiązań pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi. One również mają wzajemne zobowiązania, których wypełnienie bywa narażone na ryzyko i których niewypełnienie może być źródłem ryzyka. A w konsekwencji na ryzyko narażona jest działalność całej organizacji (firmy, instytucji).

Zarządzania ryzykiem nie widać. Widać dopiero brak zarządzania ryzykiem lub błędy w zarządzaniu ryzykiem. Problem w tym, że widać to zasadniczo post factum. Zawsze powinien być czas na bieżące przeglądanie i uzupełnianie wyników rozpoznania i analiz ryzyka. Zawsze warto sporządzić mapę (zestawienie) relacji organizacji z otoczeniem a także powiązań wewnątrzorganizacyjnych. To nie jest strata czasu. Od tego powinniśmy rozpocząć się sporządzanie tzw. list kontrolnych prognozowania i identyfikacji ryzyka.